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Frequently Asked Questions

Arbeitsplatzbuchung

Was ist ein flexibler Arbeitsplatz?

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Flexible Arbeitsplätze werden im Gegensatz zu festen Arbeitsplätzen nicht nur von einer Person genutzt. Mitarbeiter*innen können demnach frei und jeden Tag aufs Neue flexibel entscheiden, an welchem Schreibtisch sie arbeiten möchten. Arbeitsplätze sind demnach nicht mehr personalisiert, sondern werden von mehreren Personen oder gar der gesamten Belegschaft geteilt.

Was versteht man unter Desk Sharing bzw. Hot Desking?

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Desk Sharing (auch “Hot Desking”, “Shared Desk”, “Flexible Office” genannt) ist ein Konzept der Arbeitsplatzorganisation, bei dem Mitarbeiter*innen frei entscheiden können, an welchem Arbeitsplatz sie sitzen möchten. Oft wird Desk Sharing in Verbindung mit Home Office eingeführt, um Arbeitsplätze besser auszulasten bzw um langfristig Raumkapazitäten einzusparen. Daher ist es beim Desk Sharing gängig, dass es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter*innen gibt.

Was ist ein Arbeitsplatz Buchungssystem?

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Mit einem Arbeitsplatz Buchungssystem (auch “Desk Sharing Software” genannt) können Mitarbeiter*innen im Büro flexible Arbeitsplätze buchen. Eine Desk Sharing Software ermöglicht dabei die reibungslose Organisation von flexiblen Arbeitsplätzen. Das System zeigt an, welche Plätze wann zur Verfügung stehen und hilft bei der Koordinierung der Buchungen. Das Arbeitsplatz Buchungssystem Flexopus unterstützt zudem bei der Analyse der Büroauslastung.

Wie funktioniert die Desk Sharing Software Flexopus?

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Flexopus ermöglicht eine spielend einfache, intuitive und schnelle Buchung von flexiblen Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen in nur drei Schritten:
1. Zeitraum wählen
2. Standort bzw. Etage auswählen
3. Arbeitsplatz auswählen / Buchen

Kann man mit Flexopus nur Arbeitsplätze buchen?

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Neben der Buchung von Shared Desks ermöglicht die Hot Desking Software Flexopus ebenfalls die Reservierung von Meetingräumen und Parkplätzen. Prinzipiell kann mit Flexopus jedes Objekt flexibel buchbar gemacht werden, sofern es visuell dargestellt werden kann.

Kann Flexopus in Microsoft Outlook integriert werden?

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Ja, Flexopus kann per E-Mail-Buchungsbestätigung und angehängter .ics-Datei in den Kalender von Microsoft Outlook integriert werden. Dadurch wird jede Buchung automatisch in den persönlichen Kalender übertragen. Neben dem Microsoft Outlook Kalender können Flexopus Buchungen auch in alle weiteren beliebten Kalender Applikationen wie der Google oder Apple Kalender integriert werden.

Kann ich mit Flexopus die Auslastung des Büros messen und analysieren?

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Dank den Smart Analytics Funktionen von Flexopus können Sie die Auslastung Ihres gesamten Büros bis hin zu einzelnen Arbeitsplätzen in wenigen Klicks analysieren, Über- oder Unterbelegung frühzeitig erkennen und die geeigneten Maßnahmen einleiten.

Support und Kontakt

Wie kann ich Kontakt zu Flexopus aufnehmen?

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Sie können uns von Montag bis Freitag per Email unter info@flexopus.com, per Telefon unter der Nummer +49 711 342 085 05, per Kontaktformular oder auf unseren Social Media Kanälen Instagram, LinkedIn oder Facebook erreichen. Ein Mitarbeiter wird sich dann schnellstmöglich bei ihnen melden.

Wo kann ich einen Bug melden?

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Sollten Sie einen Bug in unserer Software entdecken, können Sie diesen unter support@flexopus.com einreichen. Unsere IT wird sich dann schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen und das Problem lösen.

Welche Informationen werden für den Start mit Flexopus benötigt?

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Für den Start mit Flexopus Cloud benötigen wir von Ihnen die Anzahl der Arbeitsplätze sowie der Etagen, die Sie flexibel buchbar machen möchten. Weiterhin benötigen wir die Grundrisse Ihrer Geschäftsräume mit eingezeichneten Arbeitsplätzen und Meetingräumen. Zu guter Letzt benötigen wir noch ihr Logo sowie ihre gewünschte Subdomain. Liegen alle Informationen vor, wird ihre Instanz innerhalb von wenigen Arbeitstagen für sie aufgesetzt und in Betrieb genommen.

Wie kommen die Karten in Flexopus und kann man daran Änderungen vornehmen?

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Die Digitalisierung Ihrer Grundrisse wird von unserem Team erfahrener Grafikdesigner anhand der eingesendeten Daten vorgenommen. So können wir eine konsistente Qualität und eine einwandfreie User Experience in Flexopus ermöglichen. Änderungen an den Karten können entweder von uns durchgeführt werden oder im Admin-Bereich von Ihnen selbst erledigt werden.

Wie läuft der Onboarding Prozess mit Flexopus ab?

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Nachdem Ihre Instanz aufgesetzt wurde, erhalten Sie einen Link zur Abnahme der Software sowie eine Einführung durch unsere Mitarbeiter*innen. Außerdem unterstützen wir Sie bei der Einführung der Hot Desking Solution Flexopus in Ihrem Unternehmen durch Vorlagen für die Change-Kommunikation sowie einem Handbuch.

Was passiert, wenn mein Unternehmen wächst und ich mehr flexible Arbeitsplätze benötige?

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Flexopus ist eine skalierbare Software, die zusammen mit Ihrem Unternehmen wächst. Sollten Sie zusätzliche Arbeitsplätze oder Etagen benötigen, können Sie jederzeit auf uns zukommen und wir führen eine Kartenänderung für Sie durch oder erstellen einen zusätzlichen Grundriss. Zum Ende der Abrechnungsperiode werden die zusätzlich entstandenen Kosten in einer Schlussabrechnung abgegolten - ähnlich wie bei Strom- oder Gasanbietern.

Gibt es eine Demo-Version von Flexopus, die ich meinen Kollegen*innen zeigen kann?

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Ja, es gibt eine Demo Version von Flexopus. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf.

Technische Details

Wie funktioniert die SSO (Single Sign On) Integration zwischen Google oder Microsoft und Flexopus?

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Mittels Single Sign-on via Google oder Microsoft müssen sich Nutzer kein neues Benutzerkonto erstellen. Die Daten werden stattdessen beim ersten Login aus dem Active Directory bei Google oder Microsoft direkt in Flexopus übertragen.

Welche Daten können aus einem Active Directory mit Flexopus synchronisiert werden?

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Neben Namen, E-Mail-Adressen und Passwörtern können dank SAML2 auch weitere Attribute wie Stellenbezeichnungen oder Abteilungszugehörigkeiten in Echtzeit mit Flexopus synchronisiert werden. Das bietet den Vorteil, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen nur an einem Ort (dem Active Directory des Unternehmens) verwaltet werden müssen.

Wo werden die Flexopus Daten gehostet?

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Flexopus wird bei unserem Dienstleister Hetzner Online GmbH ausschließlich in Deutschland gehostet. Hetzner ist ISO 27001 zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Standards der Informationssicherheit.

Wie werden personenbezogene Daten bei Flexopus geschützt?

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Personenbezogene Buchungsdaten werden in der Standardkonfiguration von Flexopus automatisch nach 14 Tagen anonymisiert. Außerdem können personenbezogene Daten im Frontend auf Wunsch ebenfalls anonymisiert werden. Unser Hosting-Dienstleister Hetzner ist darüber hinaus mit ISO 27001 zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Standards zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten. Weiterhin ist Flexopus zu 100 % DSGVO-konform.

Auf welchen Geräten kann Flexopus genutzt werden?

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Dank der modernen Progressive Web App Technologie und einem voll responsiven User Interface kann Flexopus auf jedem Endgerät mit modernem Browser und einer Internetverbindung verwendet werden. Egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC, Flexopus lässt sich überall schnell und einwandfrei bedienen.

Welche Vorteile bietet eine Software in der Cloud gegenüber einer On-Premises Version?

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Mit der Flexopus Cloud genießen Sie unseren Rundum-sorglos-Service. In der Cloudversion übernehmen wir das Hosting, den Betrieb, die Wartung sowie alle relevanten Sicherheits- und Versionsupdates für Sie. Eine Installation ihrerseits ist nicht notwendig. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren und ihre Kapazitäten dort einsetzen, wo Sie tatsächlich gebraucht werden.

Welche Voraussetzung müssen für den Einsatz von Flexopus erfüllt werden?

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Flexopus kann dank der Cloud-Version in jedem Unternehmen unabhängig der IT-Infrastruktur verwendet werden. Alles, was Sie für den Start mit Flexopus benötigen, sind Grundrisse Ihres Büros mit eingezeichneten Schreibtischen, eine Vektordatei Ihres Logos sowie Ihre gewünschte Subdomain. Den Rest übernehmen wir für Sie. Für die Voraussetzungen der On-Premise Variante kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.

Bietet Flexopus auch Hardware wie Bewegungssensoren an?

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Wir bei Flexopus konzentrieren uns darauf, eine möglichst schlanke, leistungsstarke und leicht zu bedienende Software zu entwickeln. Wir glauben nicht an Hardwarelösungen wie Bewegungssensoren, da diese meist sehr teuer und fehleranfällig sind.

Kosten und Rentabilität

Was kostet die Desk Sharing Software Flexopus?

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Die Kosten von Flexopus können je nach Standort, Unternehmensgröße, Servicelevel und gewünschten Zusatzmodulen variieren. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, einer unserer Mitarbeiter*innen gibt Ihnen eine genaue und auf Sie zugeschnittene Preisauskunft.

Kann man mit Flexopus Fixkosten einsparen?

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Einige unserer Kunden sparen mit Flexopus nachweislich Fixkosten ein, indem sie ihre Büroflächen bei gleichbleibender Belegschaftsgröße verkleinert haben. Auf einen Arbeitsplatz kommen so mehrere Mitarbeiter, was die Auslastung der Räume optimieren kann. Das Einsparungspotenzial liegt sehr häufig deutlich über den Lizenzkosten der Desk Sharing Software. Somit ist die Einführung von Desk Sharing in Verbindung mit Flexopus eine lohnende Investition.

Für welche Unternehmen(sgröße) wird eine Desk Sharing Software empfohlen?

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Desk Sharing mit Flexopus ist sowohl bei einem kleinen Unternehmen mit 10 Mitarbeiter*innen als auch bei Konzernen mit mehreren Tausend Mitarbeiter*innen unabhängig der Branche möglich. Kontaktieren Sie uns gerne. Im persönlichen Gespräch kann gemeinsam analysiert werden, ob das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

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