Réservation de postes de travail
Qu'est-ce qu'un poste de travail flexible ?
Contrairement aux postes de travail fixes, les postes de travail flexibles ne sont pas utilisés par une seule personne. Les collaborateurs peuvent donc décider librement et chaque jour de manière flexible à quel bureau ils souhaitent travailler. Les postes de travail ne sont donc plus personnalisés, mais partagés par plusieurs personnes, voire par l'ensemble du personnel.
Qu'est-ce que le partage de bureau ou le hot desking ?
Le partage de bureau (également appelé "hot desking", "shared desk", "flexible office") est un concept d'organisation du lieu de travail qui permet aux employés de décider librement à quel poste de travail ils souhaitent s'asseoir. Le desk sharing est souvent introduit en combinaison avec le home office afin de mieux utiliser les postes de travail ou d'économiser à long terme de l'espace. C'est pourquoi il est courant, dans le cadre du partage de bureau, qu'il y ait moins de postes de travail que d'employés.
Qu'est-ce qu'un système de réservation de postes de travail ?
Un système de réservation de postes de travail (également appelé "logiciel de partage de bureau") permet aux collaborateurs de réserver des postes de travail flexibles au bureau. Un logiciel de partage de bureau permet d'organiser sans problème les postes de travail flexibles. Le système indique quels postes sont disponibles et à quel moment et aide à coordonner les réservations. Le système de réservation de postes de travail Flexopus aide également à analyser l'utilisation des bureaux.
Comment fonctionne le logiciel de partage de bureau Flexopus ?
Flexopus permet une réservation ludique, intuitive et rapide d'espaces de travail flexibles, de salles de réunion et de places de parking en seulement trois étapes :
1. Choisir la période
2. Sélectionner le site ou l'étage
3. Sélectionner / réserver un poste de travail
Peut-on réserver uniquement des postes de travail avec Flexopus ?
Outre la réservation de bureaux partagés, le logiciel de hot desking Flexopus permet également de réserver des salles de réunion et des places de parking. En principe, Flexopus permet de réserver de manière flexible n'importe quel objet, pour autant qu'il puisse être représenté visuellement.
Flexopus peut-il être intégré à Microsoft Outlook ?
Oui, Flexopus peut être intégré dans le calendrier de Microsoft Outlook via une confirmation de réservation par e-mail et un fichier .ics en pièce jointe. Ainsi, chaque réservation est automatiquement transférée dans le calendrier personnel. Outre le calendrier Microsoft Outlook, les réservations Flexopus .ics peuvent également être intégrées dans toutes les autres applications de calendrier populaires comme le calendrier Google ou Apple.
En plus des confirmations de réservation, vous pouvez également installer notre plugin Microsoft Outlook. Notre plugin Microsoft Outlook est également officiellement listé comme complément Microsoft Outlook : Outlook Plugin Store
Flexopus me permet-il de mesurer et d'analyser le taux d'occupation du bureau ?
Grâce aux fonctions Smart Analytics de Flexopus, vous pouvez analyser en quelques clics le taux d'occupation de l'ensemble de votre bureau, jusqu'aux postes de travail individuels, détecter à temps une sur- ou sous-occupation et prendre les mesures appropriées.
Support et contact
Comment contacter Flexopus ?
Vous pouvez nous contacter du lundi au vendredi par e-mail à l'adresse info@flexopus.com, par téléphone au numéro +49 711 342 085 05, par formulaire de contact ou sur nos canaux de médias sociaux Instagram ou LinkedIn. Nos collaborateurs vous contacteront dans les plus brefs délais.
Vous pouvez également prendre directement rendez-vous avec nous.
Vous pouvez également nous rendre visite à Stuttgart après avoir pris rendez-vous.
Où puis-je signaler un bug ?
Si vous découvrez un bug dans notre logiciel, vous pouvez le soumettre à support@flexopus.com. Notre service informatique vous contactera alors dans les plus brefs délais pour résoudre le problème.
Quelles sont les informations nécessaires pour commencer avec Flexopus ?
Pour démarrer avec Flexopus, nous avons besoin que vous nous indiquiez le nombre de postes de travail et d'étages que vous souhaitez rendre flexibles. Nous avons également besoin des plans de vos locaux avec les postes de travail et les salles de réunion indiqués. Enfin, nous avons besoin de votre logo et du sous-domaine souhaité. Si toutes les informations sont disponibles, votre instance sera installée et mise en service pour vous en l'espace de quelques jours ouvrables.
Comment les cartes arrivent-elles dans Flexopus et est-il possible d'y apporter des modifications ?
La numérisation de vos plans est effectuée par notre équipe de graphistes expérimentés sur la base des données envoyées. Nous pouvons ainsi garantir une qualité constante et une expérience utilisateur irréprochable dans Flexopus. Les modifications des plans peuvent être effectuées par nos soins ou par vous-même dans la zone d'administration.
Comment se déroule le processus d'onboarding avec Flexopus ?
Après la mise en place de votre instance, vous recevrez un lien pour la réception du logiciel ainsi qu'une introduction par nos collaborateurs. Nous vous aidons également à introduire la solution de hot desking Flexopus dans votre entreprise en vous fournissant des modèles de communication sur le changement ainsi qu'un manuel.
Que se passe-t-il si mon entreprise se développe et que j'ai besoin de plus de postes de travail flexibles ?
Flexopus est un logiciel évolutif qui se développe en même temps que votre entreprise. Si vous avez besoin de postes de travail ou d'étages supplémentaires, vous pouvez toujours nous contacter et nous effectuerons pour vous une modification de la carte ou créerons un plan supplémentaire. À la fin de la période de facturation, les coûts supplémentaires générés sont réglés dans un décompte final, comme pour les fournisseurs d'électricité ou de gaz.
Existe-t-il une version de démonstration de Flexopus que je puisse montrer à mes collègues ?
Oui, il existe une version de démonstration de Flexopus. Veuillez prendre contact avec nous à ce sujet.
Détails techniques
Comment fonctionne l'intégration SSO (Single Sign On) entre Google ou Microsoft et Flexopus ?
Grâce à l'authentification unique via Google ou Microsoft, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte d'utilisateur. Au lieu de cela, les données sont transmises directement à Flexopus lors de la première connexion via une interface SAML2 ou OAuth2.0. Les utilisateurs n'ont donc pas besoin d'être invités individuellement dans Flexopus.
Quelles données peuvent être synchronisées avec Flexopus à partir de Microsoft ADFS ou Microsoft Azure Active Directory ?
Outre les noms et les adresses e-mail, SAML2 permet de synchroniser en temps réel avec Flexopus d'autres attributs tels que les intitulés de poste ou l'appartenance à un département. Cela offre l'avantage de ne devoir gérer les données de vos collaborateurs qu'à un seul endroit (l'Active Directory de l'entreprise).
Au-delà de l'authentification SSO SAML2, Flexopus propose également une interface API SCIM pour la synchronisation des utilisateurs et des groupes.
Est-ce que Flexopus supporte aussi d'autres gestionnaires d'identité (par exemple : Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta, etc...) ?
Oui, Flexopus prend en charge de nombreux autres systèmes via SSO. Les protocoles SAML2 et SCIM ont été mis en œuvre de manière générique, ce qui nous permet de soutenir également d'autres iDP. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe d'assistance : support@flexopus.com
Où les données Flexopus sont-elles hébergées ?
Flexopus est hébergé par notre prestataire de services Hetzner Online GmbH exclusivement en Allemagne (Nuremberg et Falkenstein). Hetzner est certifié ISO 27001 et répond ainsi à toutes les normes de sécurité de l'information. Flexopus n'utilise AUCUNE infrastructure cloud AWS, Google ou Microsoft, nous avons donc un contrôle total sur les données, l'infrastructure et l'application.
Comment les données personnelles sont-elles protégées par Flexopus ?
Apprenez-en plus sur nos normes de sécurité ici.
Flexopus est 100% conforme au RGPD de l'UE.
Flexopus offre tous les paramètres sur le tableau de bord d'administration : les données de réservation personnelles sont automatiquement anonymisées après 14 jours dans la configuration standard de Flexopus. En outre, les données personnelles peuvent également être anonymisées sur demande dans le frontend.
Flexopus met à disposition l'infrastructure d'hébergement dans une infrastructure de serveur dédiée par notre prestataire de services d'hébergement Hetzner Online GmbH. Hetzner est un fournisseur de serveurs leader en Allemagne, certifié ISO 27001 et répond ainsi à toutes les normes de protection de vos données personnelles.
Flexopus a-t-il aussi une application mobile ?
Oui, Flexopus peut être installé via Google PlayStore et Apple AppStore. Au-delà des stores, Flexopus peut également être installé en tant que PWA (Progressive Web Application).
Sur quels appareils Flexopus peut-il être utilisé ?
Grâce à son interface utilisateur moderne et entièrement responsive, Flexopus peut être utilisé sur n'importe quel terminal doté d'un navigateur moderne et d'une connexion Internet. Qu'il s'agisse d'un smartphone, d'une tablette, d'un ordinateur portable ou d'un ordinateur de bureau, Flexopus peut être utilisé partout rapidement et sans problème.
Est-ce que Flexopus propose également une variante sur site ?
Oui, mais uniquement pour les grands comptes avec plus de 1000 postes de travail. Nous recommandons l'utilisation de notre variante cloud. Pour plus d'informations, contactez notre équipe de vente : info@flexopus.com
Quels sont les avantages d'un logiciel dans le nuage par rapport à une version sur site ?
Avec Flexopus Cloud, vous bénéficiez de notre service "tout compris". Dans la version cloud, nous nous chargeons pour vous de l'hébergement, de l'exploitation, de la maintenance ainsi que de toutes les mises à jour de sécurité et de version pertinentes. Aucune installation de votre part n'est nécessaire. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre activité principale et utiliser vos capacités là où vous en avez réellement besoin.
Quelles sont les conditions à remplir pour utiliser Flexopus ?
Grâce à la version cloud, Flexopus peut être utilisé dans n'importe quelle entreprise, quelle que soit son infrastructure informatique. Tout ce dont vous avez besoin pour démarrer avec Flexopus, ce sont des plans de votre bureau avec des bureaux dessinés, un fichier vectoriel de votre logo ainsi que le sous-domaine souhaité. Nous nous chargeons du reste.
Pour connaître les conditions préalables à la variante on-premise, veuillez contacter notre service commercial.
Est-ce que Flexopus propose aussi du matériel comme des capteurs de mouvement ?
Chez Flexopus, nous nous concentrons sur le développement de logiciels aussi légers, puissants et faciles à utiliser que possible. Nous ne croyons pas aux solutions matérielles telles que les capteurs de mouvement, car elles sont généralement très coûteuses et sujettes aux erreurs. Les capteurs aident certes à mesurer l'occupation des places, mais n'offrent pas de solution pour le desk sharing, car les places doivent être réservées à l'avance. Nous recommandons nos codes QR comme une bonne alternative.
Coûts et rentabilité
Combien coûte le logiciel de partage de bureau Flexopus ?
Les coûts de Flexopus sont liés au nombre d'objets (tables, salles de réunion, places de parking) et non au nombre d'utilisateurs. Comme le partage de bureau suppose qu'il y a plus de collaborateurs que de postes de travail disponibles, ce modèle s'avère plus rentable.
Les coûts de Flexopus peuvent varier en fonction du lieu, de la taille de l'entreprise, du niveau de service et des modules supplémentaires souhaités. N'hésitez pas à nous contacter, l'un de nos collaborateurs vous donnera des informations précises et adaptées à vos besoins : info@flexopus.com
Peut-on économiser des frais fixes avec Flexopus ?
Certains de nos clients ont démontré qu'ils économisaient des coûts fixes grâce à Flexopus, en réduisant la taille de leurs bureaux tout en conservant le même nombre d'employés. Il y a ainsi plusieurs collaborateurs par poste de travail, ce qui permet d'optimiser l'utilisation des locaux. Le potentiel d'économie est très souvent nettement supérieur aux coûts de licence du logiciel de partage de bureau. L'introduction du partage de bureau en combinaison avec Flexopus est donc un investissement qui en vaut la peine.
Pour quelle(s) taille(s) d'entreprise un logiciel de partage de bureau est-il recommandé ?
Le partage de bureau avec Flexopus est possible, grâce à notre module de gestion des bâtiments, aussi bien pour une petite entreprise de 10 personnes que pour des groupes de plusieurs milliers d'employés, quel que soit le secteur. N'hésitez pas à nous contacter. Lors d'un entretien personnel, nous pourrons analyser ensemble si le concept des postes de travail flexibles est également judicieux pour votre entreprise.
