Réservation des hôtes & gestion des visiteurs
Gérez facilement les visites de personnes extérieures à l'entreprise dans votre environnement de travail flexible à l'aide de la réservation des invités de Flexopus. Les collaborateurs qui attendent des invités ou des personnes externes peuvent réserver de manière autonome et personnalisée des places de travail et de parking pour des tiers.
Organiser une démo
Créer une réservation pour les invités
Les réservations de places de travail et de parking pour les hôtes peuvent être effectuées par n'importe quel collaborateur. Les invités reçoivent ensuite une invitation personnalisée par e-mail avec des informations sur l'heure de réservation, la description de l'objet et le plan des étages.
Créer des profils d'utilisateurs temporaires
Les collaborateurs externes, tels que les indépendants, qui sont dans l'entreprise pour une période prolongée, peuvent obtenir un profil d'utilisateur temporaire avec une date d'expiration. Le profil d'utilisateur temporaire permet d'effectuer des réservations régulières pendant la période de validité. Les profils d'utilisateurs temporaires ne peuvent être créés que par les administrateurs.
Aperçu des réservations des hôtes
Dans la zone d'administration, toutes les réservations peuvent être consultées via l'historique des réservations. Les réservations d'invités sont spécialement marquées, ce qui permet aux administrateurs d'avoir à tout moment un aperçu des réservations d'invités effectuées dans Flexopus.
Réservation ad hoc de salles
Les salles de réunion et les boxes téléphoniques peuvent être réservés sur place sur l'écran, même par des invités. Les réservations de salles sont enregistrées dans le système, à condition qu'il n'y ait pas de conflit ou d'autres réservations. En savoir plus sur notre solution d'affichage dynamique et sur la connexion Microsoft Exchange Online.
Comment fonctionne la réservation des hôtes ?
Tout ce dont vous avez besoin pour la réservation d'hôtes dans Flexopus est le nom, l'adresse e-mail et, en option, le motif de la visite. Une fois ces informations saisies, il ne reste plus qu'à sélectionner l'objet en question et la personne externe sera informée de la réservation par e-mail.
Les cas d'utilisation concrets pour la réservation des hôtes sont nombreux. Nous avons listé ci-dessous quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants. Mais en principe, vous pouvez utiliser la fonction de la même manière que les exigences internes de votre entreprise.
- Ateliers avec des clients : Vous souhaitez organiser un atelier avec des clients au bureau. Avec la réservation d'invités, vous réservez des objets appropriés pour vos clients et les collègues voient sur la carte en direct dans quelle partie du bureau l'atelier aura lieu.
- Candidats & travaux à l'essai : Outre les clients, l'entreprise accueille régulièrement des candidats. Pour qu'un poste de travail soit disponible pour l'essai, il peut être réservé à l'avance.
- Freelances et autres collaborateurs externes : Dans les entreprises agiles, il arrive souvent que des freelances ou d'autres collaborateurs externes soient présents dans l'entreprise pour un projet et pour une durée limitée. Dans ce cas également, il peut être nécessaire de réserver des postes de travail spécifiques via la réservation d'invités.
Plaques de porte pour l'occupation des salles
